Riunioni: come gestirle efficacemente senza sprecare tempo e renderle produttive

riunioni di lavoro efficaci

Una delle occasioni fondamentali di confronto per programmare il lavoro e motivare i collaboratori sono le riunioni aziendali. Eppure, spesso questi momenti d’incontro finiscono per essere dei flop, delle vere e proprie perdite di tempo per come sono organizzate e condotte.

Organizzare una riunione efficace è tutt’altro che semplice e non può essere di certo improvvisata, ecco perché seguire queste 4 semplici regole potrebbe essere utile per rendere una riunione di lavoro il più produttiva possibile.

1)      Pianifica gli incontri in largo anticipo

La maggior parte delle persone si lamenta che non ha mai abbastanza tempo e le riunione organizzate male ne rubano una quantità smisurata. E’ bene quindi programmare in anticipo un giorno e un orario dedicato agli incontri (da mantenere il più possibile nel tempo) e pianificare l’ordine del giorno da far circolare prima dell’incontro. Questa attività aiuta le persone a prepararsi ed a focalizzare l’attenzione sugli argomenti da discutere. Consiglio: ricordati di convocare i collaboratori solo direttamente coinvolti in un progetto o in un’attività.

2)      Conduci le riunioni come un orologio svizzero

Gestire una riunione non è un lavoro semplice e perdersi in dettagli di poco conto è molto facile, pertanto è necessario organizzare bene la scaletta degli argomenti da trattare, indicando chi parlerà e il tempo a disposizione, mantenendo fuori dall’ordine del giorno interventi che non sono previsti. Eventualmente, se indispensabili, possono essere discussi negli ultimi minuti dell’incontro se avanza del tempo. Ricorda che le riunioni più produttive sono quelle più corte, quindi è consigliabile impostare un limite massimo di durata dell’incontro per evitare che si vada troppo per le lunghe.

3)      Coinvolgi attivamente i partecipanti

Chi gestisce la riunione, deve incoraggiare i collaboratori a partecipare attivamente ai temi trattati e fare in modo che alla fine dell’incontro tutti abbiamo ben chiaro: la lista delle attività/azioni da svolgere, i tempi nonché i responsabili incaricati. E’ consigliabile, inoltre, delegare alcuni compiti prima, durante e dopo le riunioni alternando i ruoli affinché tutti si responsabilizzino e si sentino parte di un team.

4)      Identifica i Risultati e pianifica la Riunione successiva

Alla fine della riunione, identifica bene i risultati attesi dalle azioni che sia andranno ad intraprendere e definisci i punti cardine della riunione successiva. Questo serve, soprattutto, per mantenere concentrate le persone non solo sugli obiettivi di breve tempo, ma anche su quelli di lungo periodo mediante una visione a più ampio spettro. Infine, ricorda sempre di inviare una email di follow-up a tutti i partecipanti ricordando nero su bianco tutte le decisioni prese.

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di L.Ciappi

 

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